Lebendige und effiziente Onlinemeetings – Tools und Praxistipps Teil 2

So fördern Sie aktive Beteiligung, Commitment und Motivation auch im virtuellen Rahmen, moderieren Diskussionen, stimmen ab und treffen tragfähige Entscheidungen im ganzen Team. Lebendige und effiziente Onlinemeetings – Tools und Praxistipps Teil 2.

Interaktive Elemente – Virtuelle Diskussionen mit Chats, Whiteboards und Mindmaps

Auch hier liegt der Teufel im Detail. Die meisten Video Conference-Tools bieten elektronische Whiteboards an, um solche an der Wand bzw. Flipchartplakate zu ersetzen. Abzuraten ist von solchen, wo Sie nur mit der Maus mitschreiben können, denn es ist noch schwieriger, mit der Maus leserlich auf ein PC- oder dem Stift auf ein Tablet-Whiteboard zu „schreiben“ als mit einem Flipchartmarker auf Papier. Teams- und Zoom- Whiteboards ermöglichen allen Eingeladenen, von der Tastatur aus Text einzugeben. Das heißt, Sie können eine Meinungsdiskussion tatsächlich so stattfinden lassen, dass die TeilnehmerInnen Ihrer Videokonferenz gleichzeitig ihre Sichtweisen auf einem gemeinsamen virtuellen Whiteboard/Flipchart kundtun. Ordnen und clustern Sie im Anschluss bzw. gemeinsam mit den virtuell Anwesenden. Oder Sie greifen auf eine Fülle vorformatierter Layouts wie Coustomer Journeys,  Flussdiagramme u.Ä. zurück. Dafür verwenden Sie Tools wie „Miro“ oder „Mural“, deren Lizenz Sie gratis nutzen können. Erst ab einer bestimmten Vorlagenmente müssen Sie diese zukaufen. Und: Je mehr Tools Sie haben, desto mehr geöffnete Fenster und Arbeitsspeicher benötigen Sie. Dies ist relevant, wenn sie z.B. mit Tablet im W-LAN arbeiten und keine LAN-Verbindung herstellen können.

Sollten Sie ein (Teil-)Meeting planen, das primär dem Brainstorming und dem kollaborativen Sammeln und Weiterarbeiten an Vorhaben gewidmet ist, lohnt es sich jedenfalls, eine Mindmapping-Software anzuschaffen. Diese müssen dann entweder sämtliche TeilnehmerInnen installiert haben, um gleichzeitig ein gemeinsame Übersicht zu erstellen. In Unternehmen ist dies via Lizenzsoftware i.d.R. leicht möglich. Wenn Sie auf externe Projektteammitglieder oder DienstleisterInnen einbeziehen, braucht es etwas mehr Phantasie bzw. müssten Sie diese extra lizensieren.

Es hilft auch bereits, wenn nur Sie als ModeratorIn eine Mindmapping Software am Schirm haben, diesen teilen und einzelne Standpunkte mitschreiben – genau wie beim Präsenzmeeting. Der Vorteil ist, dass eine Mindmapping-Dartellung erleichtert, sofort zu clustern, indem Sie für einen neuen Aspekt einen neuen Ast beginnen und später zu einem früheren Ast weitere Punkte ergänzen. Die Meinungsübersicht ist so bereits auf einer höheren Ebene aufbereitet, bleibt übersichtlich und zeigt, wo viele und wo eher weniger einzelne Punkte zusammenkamen.

Lebendige und effiziente Onlinemeetings nutzen den Chat – aber fokussiert, sodass er nicht vom eigentlichen ablenkt. Der seitlich eingeblendete Chat, um Fragen zu stellen und zu beantworten, die sich z.B. während eines Inputs ergaben, kann i.d.R. so herauskopiert werden, dass er sich als fortlaufender Frage-Antwort-Stream gemeinsam betrachten lässt. Einzelne Punkte daraus können dann plenar aufgegriffen werden. Wenn in diesem Chat „zu“ heftig nebenher diskutiert wird, zieht dies aber auch die Aufmerksamkeit von der zentralen Diskussion ab – genau wie Geflüster und Nebengespräche im Reallife Meeting.

Abstimmungen, Meinungsbilder und Stimmungsabfragen – online z.T. sogar einfacher

Bei Reallife-Meetings, Team Jour Fixes oder Projektsitzungen werden Abfragen häufig auf waagrechten und senkrechten Achsen vorgenommen z.B.: Meine persönliche Stimmung auf der x-Achse, Meine Stimmung im Bezug auf den Projektfortschritt auf der y-Achse. Gute Darstellungen, bei denen Sie auf einen Blick die Stimmung in der Gruppe zu mehreren Aspekten differenziert sehen, lassen sich auch mit Spinnendiagrammen vornehmen. Sie sehen dann mehrere Skalen, die von einem Mittel-punkt aus nach außen führen. Darauf können die individuellen Einschätzungen zwischen 0 und 5 oder 1 und 10 eingetragen werden. Das Ergebnis des Gruppenbildes sieht ähnlich aus wie die Tintenklecksbilder und macht sichtbar, zu welchen Polen die Anwesenden bei den einzelnen Aspekten (Achsen) tendieren. Mentimeter ist für solche Abfragen sehr gut geeignet und auch in einer kostenfreien Version verfügbar.

Für lebendige und effiziente Onlinemeetings bieten sich auch einfache Abfragen an, mit z.B. 3 Items, die dann ein Balkendiagramm ergeben. Gut visualisierte Meinungs- und Stimmungsabfragen bieten online – anders als live im Raum – auch die Chance auf Anonymität. Während sich live oft nicht so leicht jemand vor den Vorhang traut oder erst das Vertrauen aufgebaut sein muss, dass Kritik auch wirklich willkommen ist, kann man bei einer Online-Abfrage gleichzeitig und anonym sein Kreuz setzen. Angezeigt wird das Gesamtergebnis. Aber – wie schon eingangs gewarnt:

Auch noch so sophisticated Tools ersetzen kein Moderations Know-how

Wie gehe ich mit der anonym geäußerten, also sehr authentischen und reliablen Abfrage um? Wie hole ich z.B. Skeptiker vor den Vorhang, ohne sie bloßzustellen? Wie kann ich nach Verbesserungsvorschlägen fragen, wenn Leute fürchten, „bestraft“ zu werden, falls sie kritische Entwicklungen oder „Fehler“ ansprechen? All dies gehört zum Repertoire einer guten Moderatorin, eines Meetingleiters in der Führung von Teams, insbesondere von zusammengewürfelten Projektteams.

Wer zum ersten Mal Skepsis versus Zuversicht im Hinblick auf konkrete Vorhaben abfragt, steht vor dieser Herausforderung. In natura können mir die Anwesenden ansehen und anmerken, ob ich es ehrlich meine, wenn ich bitte, auch kritische Sichtweisen kundzutun. Dieses „Gspür“ ist virtuell stärker gefiltert – ich kann es vor Allem über die Stimme transportieren, dass es mir ernst ist. Und dass ich um konkrete Verbesserungsansätze bitte, und diese auch tatsächlich aufgreife, sofern es in meinem Einflussbereich liegt.

All dies – der Umgang mit dem Team im Hinblick auf Trust Building, um ein differenziertes gemeinsames Big Picture zu gewinnen, gehört zum Bereich der Leitungs- und Sozialkompetenz bzw. des Moderations(kunst)handwerks. Ein virtuelles Tool kann dabei – genau wie ein vorbereitetes Flipchartplakat bestenfalls unterstützen. Lebendige und effiziente Onlinemeetings erfordern Moderationskompetenz. Um diese zu entwickeln und zu verfeinern bieten bieten Susanne Schwanzer und ihre Kooperationspartnerinnen regelmäßig offene Seminare und Vorträge an zu den Themen Virtuelle Führung, Führung auf Distanz, Onlinemeetings und Projektmeetings effizient und lebendig gestalten. 

Meine 10 goldenen Regeln:

• Wenn es irgend geht, keine Meetings über zwei Stunden Länge ansetzen.
• Je länger es dauert, desto genauer die Ablaufstruktur planen
• Technische what-if-Szenarien simulieren und Lösungen überlegen
• Mindestens 10 Min. zusätzlich vorab oder am Beginn für Setup und technisches „Landing“ einplanen
• Fallweise die technische Leitung und inhaltliche Moderation trennen.
• Eigenen Input und Moderationsrolle trennen bzw. bei eigenem Input Moderationsaufgaben abgeben
• Spielregeln vereinbaren und  einhalten bzw. ihre Einhaltung belohnen oder sanktionieren
• Input beschränken, portionieren und die Notwendigkeit von .ppt-Folieneinsatz hinterfragen
• Im Wechsel damit interaktive Formate und Tools für Diskussion und Meinungsbildung so vorbereiten und einsetzen, dass sie das Meinungsbild gut visualisieren und die Effizienz gegenüber redundanten plenaren Im-Kreis-Diskussionen merkbar steigern
• Regelmäßig Erfahrung austauschen über eingesetzte Moderationsformate und Tools, um eine Online-Meetingkultur zu entwickeln

Hier lesen Sie in Teil 1, wie Sie Onlinemeetings vorbereiten, welche Spielregeln empfehlenswert sind und wie Sie Inputs beschränken und anregend präsentieren.

Zu den Themen Virtuelle Führung, Führung auf Distanz, Onlinemeetings und Projektmeetings effizient und lebendig gestalten bieten bieten Susanne Schwanzer und ihre Kooperationspartnerinnen regelmäßig offene Seminare und Vorträge an. Einige der hier erwähnten Tools und Praxistipps von Susanne Schwanzer finden Sie in diesem Vortrag vom 24.03.2021.